Mise à jour le 17 octobre 2023
La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment les cliniques des médecins de famille obstétriciens de magrossesseavicto.com recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.
Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.
La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web.
En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.
Voici nos informations d’identification complètes :
Clinique familiale Arthabaska
39, rue Laurier Est, Porte 2
Victoriaville (Québec) G6P 6P6
(819) 357-9322 option 3
Clinique Médicale Grand Boulevard
359 Boulevard des Bois-Francs Sud,
Victoriaville, Québec G6P4T2
(819) 751-3006
Clinique Médicale de l’Érable (Plessisville)
1137 av. du Collège, local 200
Plessisville (Québec) G6L 0H7
(819) 362-6337
N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, notre adjoint administratif, pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.
Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel :
Ariane.thibault.med@ssss.gouv.qc.ca
ou par la poste à l’adresse mentionnée plus haut.
Au sein des cliniques des médecins de famille obstétriciens de magrossesseavicto.com, nous avons attribué les rôles et responsabilités comme suit :
Sous l’autorité des exploitants de la clinique, l’adjoint administratif veille à ce que les règles propres à la protection des renseignements personnels soient instaurées dans les cliniques et qu’elles soient comprises par l’ensemble du personnel.
Nous sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels à bien comprendre l’importance de protéger les renseignements personnels, notamment grâce aux informations que donnent le Collège des médecins du Québec, la Commission d’accès à l’information du Québec et certaines associations médicales.
Dans la Politique, on entend par :
« Incident de confidentialité »
« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Quels renseignements personnels collectons-nous ? |
Coordonnées personnelles, carte d’assurance maladie, renseignements de santé. Pour notre personnel, coordonnées personnelles, renseignements nécessaires en vertu des lois du travail, des lois fiscales. |
Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels ? |
Directement auprès de vous, auprès du guichet d’accès à un médecin de de famille, auprès du guichet d’accès populationnel, auprès du dossier Santé Québec, de la RAMQ et auprès des établissements de santé du réseau. |
Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels ? |
Afin de vous rendre des services de santé. Pour notre personnel, afin de pouvoir les employer et les rémunérer. |
Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels ? |
Nous ne pourrons pas vous rendre de services de santé ni vous embaucher. |
Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers ? |
Avec nos dossiers médicaux électroniques, le dossier Santé Québec, Logibec pour l’interaction avec les établissements de santé du réseau, avec notre agence de facturation pour la Régie de l’assurance maladie du Québec. Pour nos employés, selon les moyens que prévoient les règles des instances gouvernementales. |
Qui peut avoir accès à vos renseignements personnels ? |
Les médecins, les professionnels de la santé prêtés par le CISSS, les professionnels de la santé consultants, les infirmières, les secrétaires, tous strictement dans l’exécution de leurs fonctions propres. Pour nos employés, les dirigeants de la clinique médicale et les personnes chargées des ressources humaines et de la comptabilité, strictement dans l’exécution de leurs fonctions. |
Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels ? |
Tant que durera la relation médecin – patient, selon les règles édictées par la Loi et par le Collège des médecins du Québec. Pour nos employés, tant que durera le lien d’emploi et selon les lois et règlements en vigueur pour la gestion des ressources humaines au sein d’une entreprise. |
Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels ? |
Que surviennent des incidents de confidentialité (voir la définition ci-haut). |
Où allons-nous conserver vos renseignements personnels ? |
Nous conservons vos renseignements personnels dans le système de dossier médical électronique de notre fournisseur, lequel est approuvé par le ministère de la santé et des Services sociaux. |
La facturation auprès de la Régie de l’assurance maladie du Québec par le système de l’agence de facturation. Ceux de nos employés dans nos systèmes électroniques de gestion de personnel, ceux de fournisseurs de services de paie et dans des classeurs sous clés. |
Nom du logiciel |
Nom du fournisseur |
Utilités |
Calendrier de mises à jour |
---|---|---|---|
Medesync |
Telus Santé |
Dossiers patients |
Effectué par le fournisseur |
Omnimed |
- |
Dossiers patients |
Effectué par le fournisseur |
Facturation FMOQ |
Fonds FMOQ |
Facturation |
Effectué par le fournisseur |
Facturation informatique Diane Legault (FIDL) |
- |
Facturation |
Effectué par le fournisseur |
Xacte |
- |
Facturation |
Fournisseur |
Facturation.net |
Groupe Purkinge |
Facturation |
Fournisseur |
Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.
Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.
6.1 En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves
Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.
Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.
6.2 Forces de l’ordre
Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.
Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants:
1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne;
2° nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.
Nous pouvons transférer vos renseignements personnels à des prestataires de services auxquels nous faisons appel dans le cadre de nos opérations. Il se pourrait donc que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec, par exemple dans l’infonuagique pour assurer la redondance des données, c’est-à-dire pour assurer leur intégrité.
La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.
Nous utilisons le témoin de connexion (cookie) de Google Analytics seulement. Ce cookie est utilisé à des fins de statistiques, dans le but d’améliorer l’expérience des utilisateurs, grâce aux analyses de performance qui seront effectuées.
Google Analytics recueille une multitude de données génériques comme le genre, l’âge, le lieu géographique, le nombre de pages consultées sur le site, etc. Différentes méthodes sont utilisées par l’outil pour préserver la confidentialité.
Cette Politique ne s’applique pas aux sites web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos services et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers.
Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.
Nous n’avons recours à aucune technologie qui prend des décisions de manière automatisée sur base de renseignements personnels.
Nous n’utilisons aucune technologie qui utilise des renseignements personnels à des fins d’identification, de profilage ou de localisation.
Les renseignements personnels sont détruits selon les règles prévues par la réglementation édictée par le Collège des médecins du Québec, par les lois applicables au Québec quant à la gestion des ressources humaines et par les lois applicables au Québec pour la protection des renseignements personnels.
Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.
La personne responsable des plaintes (le responsable) est celle qui a été désignée responsable de la protection des renseignements personnels au sein de notre clinique. Elle s’assure que les plaintes reçues soient traitées conformément à la présente procédure.
Une plainte doit être faite par écrit et doit décrire la nature du problème rencontré.
Le responsable fait parvenir au plaignant un accusé de réception dans un délai de 7 jours ouvrables suivant la réception.
Dès réception de la plainte, le responsable enclenche le processus de traitement de celle-ci.
Le traitement de la plainte, c'est-à-dire son analyse, est effectué dans un délai de 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude, et/ou dans tout délai additionnel nécessaire pour terminer cette analyse.
À l’issue de l’examen de la plainte, le responsable doit transmettre au plaignant une réponse finale écrite et motivée.
Chaque plainte doit faire l’objet d’un dossier distinct. Ce dossier doit comprendre les éléments suivants :
Tous les dossiers de plainte sont confidentiels. Ils sont conservés sous clé et sont inscrits dans un registre. Seul le responsable et le médecin en charge de la clinique, lorsque nécessaire, ont accès à ces documents.
Cette politique est entrée en vigueur le 10 octobre 2023.